Moderne Dokumentenmanagement-Software ist in der Lage, Dokumente platzsparend zu speichern und zu organisieren. So können sämtliche Schriftstücke in Sekundenschnelle gefunden, zugeordnet und verteilt werden. Transparente Prozesse für die Verwaltung von digitalen Dokumenten.
Die OCR-Texterkennung erkennt die Texte und Inhalte eines Dokumentes bereits beim Scanvorgang. Darüber hinaus können moderne Scanner 2-seitig scannen, leere Seiten auslassen oder Doppelblätter erkennen. Der Weg zu einem digitalen, papierlosen Büro kommt ohne diese Software nicht aus, um Volltextsuche und die Bearbeitung von Dokumenten zu ermöglichen.
Alle digitalen Dokumente werden in einer Umgebung mit Suchfunktion abgelegt. Die Suche erfolgt über eine Maske, ohne langes Suchen in unübersichtlichen Ordnerstrukturen. Zugang bieten einige Datenmanagementsysteme auch über einen Zugang von jedem Ort der Welt mit Internetverbindung.
Die Dokumente im Datenmanagementsystem lassen sich bearbeiten, verknüpfen und der Zugriff kann gesteuert werden. Teilweise sind automatische Prozesse möglich z.B. durch einen Datenabgleich, der über die Software abgewickelt wird.